Each year, over 1,200 billion digital photos are taken, 85% of which on a smartphone. Over this last decade, we changed the way we take photos and they are now part of our daily life. We still take photos and videos of moments to remember and people we love. We also use them on many other occasions: when shopping, scanning documents, and increasingly at work during meetings, conferences, fieldwork.
How could we actually use digital assets – such as photos & videos – for digital transformation? Here are 5 steps to change the way you work.
1 – Gather company photos & videos in one place
The average company has thousands of photos & videos stored on employee or team drives. But do people manage to find these pictures? The answer is no, except for the few ones who manage one of these drives.
Gathering pictures in a secured place where they can be found by anybody is the very first step in their valorization.
2 – Share and organize
Once gathered in a single place, images can be reused several times. Photos of your latest facility emphasize modernity and innovation? HR will use them for recruitment, Sales in presentations or leaflets, Marketing on social networks, Communications during events.
Every shared photo doesn’t need to be taken again. This is obvious – especially when you spend some time comparing photos taken by several departments.
Do you need to restrict access to some photos or videos to specific teams or people? It is easier to do and monitor when they are in a single place.
Did you notice duplicated sets of photos organized from different points of view? Instead of duplicating these sets, it is possible to generate multiple points of view: marketing will look after Products while logistics will browse by Reference.
3 – Let the magic operate (even though it’s not actually magic, but AI)
You do not necessarily have to tag every single photo or video to get things organized: tags can be applied to several images on upload, when needed.
It is also possible to choose the lazy way and fully rely on AI:
- Elements such as vehicles, products, animals, people, infrastructure, transportation and all kinds of things related to daily life are recognized and added as tags
- Any text available within the picture is analyzed and can also be used for search.
Mixed with geolocation, elements and text recognition bring multiple possibilities to find pictures that were previously not searchable. Here users will just… wow!
4 – Grant access to all employees
The more employees access your company photos & videos, the more use cases and added value they will bring to your company. This is possible only with a solution in which billing is based on usage and not license per user.
When you pay a license per user, you are not keen on paying for everybody upfront, since use cases and related benefits are unclear. When you pay per usage, employees progressively find new ways of using your digital assets, and billing gets higher only after use cases and benefits are clear.
5 – Leverage smartphones
Everyone has a smartphone. Everyone can easily take pictures in the workplace and share them in a touchscreen tap. Make sure you are “mobile-first” to ensure the success of your photo-based use cases.
If you already have mobile apps handling photos & videos in specific use cases, then be demanding. Make sure that images in these apps are
- At the center of the process, not optional (at the end of a form or attached in emails)
- Shared in a central repository to avoid setting up silos… again.
At WizDAM, we believe digital assets empower digital transformation. It’s up to you to image in your own story.
Version Française
Chaque année, plus de 1 200 milliards de photos numériques sont prises, à 85% sur un smartphone. En 10 ans, nous avons changé notre manière de prendre des photos, au point des les intégrer à chaque aspect de notre vie quotidienne. Nous prenons toujours des photos et vidéos de moments inoubliables et des personnes que nous aimons. Nous les utilisons aussi en de multiples occasions : en faisant nos achats, en scannant des documents, et de plus en plus durant nos réunions professionnelles, en conférence, ou sur le terrain.
Comment pourrions-nous utiliser ces actifs digitaux – les photos et vidéos – dans la transformation digitale ? Voici 5 étapes pour changer notre manière de travailler.
1 – Regrouper les photos et vidéos d’entreprise dans un lieu unique
Une société moyenne détient plusieurs milliers de photos et vidéos disséminées dans les répertoires des employés et des équipes. Est-ce que les collaborateurs trouvent ces images ? La réponse est non (sauf pour ceux qui ont créé ces répertoires).
Regrouper les images en un lieu où elles peuvent être trouvées par n’importe quel employé est la première étape de leur mise en valeur.
2 – Partager et organiser
Une fois regroupées dans un référentiel unique, les images peuvent être réutilisées plusieurs fois. Les photos de votre nouvelle usine mettent en valeur modernité et innovation ? Les RH les utiliseront pour recruter, les ventes dans leurs présentations et dépliants, le marketing sur les réseaux sociaux, la communication pendant des événements ou salons.
Chaque photo partagée n’a pas besoin d’être prise une deuxième fois. Cette évidence ne saute aux yeux qu’en consacrant un peu de temps à comparer les photos de plusieurs services différents dans la même entreprise.
Si vous avez besoin de restreindre l’accès à certaines images, c’est plus facile à faire et à contrôler lorsqu’elles sont regroupées au même endroit.
Si vous avez besoin d’organiser les mêmes lots d’images selon des approches différentes, vous n’avez plus à les dupliquer. Il vous suffit de gérer des catégories multiples : le marketing cherchera selon l’angle Produit, la logistique cherchera les mêmes images par Référence.
3 – Laisser faire la magie (… ou plutôt l’intelligence artificielle)
D’abord, il n’est pas nécessaire d’affecter un tag à chacune de vos images pour les organiser : les tags peuvent être affectés à des lots d’images similaires, au moment du chargement.
Ensuite, il est possible de s’accorder un peu de repos et de laisser faire l’IA :
- Les véhicules, animaux, personnes, infrastructures, moyens de transport et toutes sortes d’éléments de la vie courante sont identifiés et automatiquement ajoutés comme tags ;
- Le texte présent dans l’image est reconnu et peut servir à retrouver l’image.
Combinés à la géolocalisation, les éléments et le texte reconnus apportent une multiplicité de possibilités pour trouver des images qui n’étaient même pas “cherchables”. Vos utilisateurs seront tout simplement émerveillés.
4 – Permettre l’accès à tous les employés
Plus les employés accèdent aux images de l’entreprise, plus ils y trouveront des cas d’usage qui susciteront des bénéfices opérationnels. Cette approche n’est toutefois possible qu’en s’appuyant sur une solution facturée à l’usage et non à l’utilisateur.
Lorsque vous devez payer une licence par utilisateur, vous n’avez pas très envie de payer immédiatement pour tout le monde puisque les cas d’usages et les bénéfices sont peu clairs et incertains. Lorsque vous payez à l’usage, l’ensemble des utilisateurs trouveront progressivement, par eux-mêmes, de nouvelles manières d’exploiter vos actifs numériques, et le montant de la facture n’augmentera qu’après l’apparition de bénéfices clairs.
5 – S’appuyer sur les smartphones
Tout le monde a un smartphone. Tout le monde peut facilement prendre des photos et vidéos au travail avec un simple tap sur son écran. Assurez-vous donc d’avoir une approche centrée sur une appli mobile pour réussir à faire apparaître des cas d’usages.
Si votre entreprise compte déjà des applis mobiles qui gèrent des photos et vidéos, soyez exigeant en vous assurant que les images sont :
- Au coeur du processus plutôt qu’optionnelles (en PJ d’un formulaire ou d’un e-mail)
- Partagées dans un lieu unique pour éviter de recréer des silos.
Chez WizDAM, nous croyons à une transformation digitale accélérée par les actifs numériques. C’est à vous qu’il revient de créer une belle histoire “image-innée”.
